Cudzoziemcy

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi 2026 — koszt, terminy, wzór

Zespół Betonowski · 12 października 2026

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi w 2026 r. dotyczy obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy. Składasz je wyłącznie online przez praca.gov.pl, opłata wynosi 400 zł za osobę, a praca może trwać do 24 miesięcy. Urząd wpisuje je do ewidencji w 7 dni roboczych, a w sprawach wymagających wyjaśnień — do 30 dni.

Na budowach w Polsce pracuje wielu cudzoziemców, a dla firm budowlanych najprostszą ścieżką legalizacji obywateli kilku państw wschodnich pozostaje oświadczenie o powierzeniu pracy. Od 1 czerwca 2025 r. procedura działa jednak według nowej ustawy, a od 1 grudnia 2025 r. — z wyższą opłatą i krótszą listą państw. Poniżej zebraliśmy aktualne zasady, terminy i obowiązki firmy, z naciskiem na realia budowy.

Tekst nie jest poradą prawną. Opisuje stan prawny na 12.10.2026 r. W konkretnej sprawie potwierdź szczegóły we właściwym powiatowym urzędzie pracy lub u prawnika.

Podstawa prawna i kogo dotyczy oświadczenie

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi reguluje ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621), przede wszystkim art. 61–71. Procedura dotyczy obywateli państw wskazanych w rozporządzeniu. Od 1 grudnia 2025 r. są to:

• Armenia,
• Białoruś,
• Mołdawia,
• Ukraina.

Gruzja wypadła z listy z dniem 1 grudnia 2025 r. Obywatel Gruzji, dla którego oświadczenie złożono przed tą datą, może pracować na jego podstawie do końca okresu, na który zostało wpisane. Nowych oświadczeń dla Gruzinów już się nie składa — potrzebne jest zezwolenie na pracę.

Obywatele Ukrainy mają w 2026 r. dodatkową, prostszą ścieżkę — powiadomienie urzędu pracy. Opisujemy ją niżej.

Warunki oświadczenia — 24 miesiące i 6 miesięcy na start

Według art. 61 ustawy oświadczenie można złożyć, jeśli łącznie:

• cudzoziemiec jest obywatelem jednego z czterech wymienionych państw,
• praca będzie wykonywana w Polsce i nie jest pracą sezonową (na pracę sezonową potrzebne jest zezwolenie na pracę sezonową),
• okres pracy wskazany w oświadczeniu nie przekracza 24 miesięcy,
• dzień rozpoczęcia pracy przypada nie później niż 6 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia.

Oświadczenie niespełniające tych warunków urząd pozostawia bez rozpoznania. Po 24 miesiącach możesz złożyć nowe oświadczenie albo wystąpić o zezwolenie na pracę. Jeśli zatrudniasz cudzoziemca na podstawie umowy o pracę co najmniej 3 miesiące i przed końcem okresu z oświadczenia złożysz kompletny wniosek o zezwolenie na pracę na tym samym stanowisku, jego praca pozostaje legalna do czasu decyzji (art. 71).

Opłata za oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Od 1 grudnia 2025 r. opłata wynosi 400 zł za każde oświadczenie (wcześniej 100 zł). Podstawą jest rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 20 listopada 2025 r. w sprawie wysokości opłat (Dz.U. 2025 poz. 1622). Opłatę:

• wnosisz osobno za każdego cudzoziemca,
• wpłacasz na rachunek powiatowego urzędu pracy właściwego dla siedziby firmy,
• dołączasz potwierdzenie przelewu do oświadczenia,
• co do zasady tracisz przy odmowie — zwrot przewidziano tylko w kilku sytuacjach, np. przy przekroczeniu limitów (art. 63 ust. 3).

Dla porównania, to samo rozporządzenie ustala opłaty za zezwolenie na pracę: 200 zł do 3 miesięcy, 400 zł powyżej 3 miesięcy, 800 zł przy delegowaniu i 100 zł za zezwolenie na pracę sezonową.

Procedura krok po kroku w praca.gov.pl

Oświadczenie składa się wyłącznie elektronicznie przez system teleinformatyczny urzędów pracy, czyli portal praca.gov.pl (art. 61 ust. 1). Papierowych wniosków urzędy nie przyjmują.

1. Logowanie i wybór wniosku. Konto firmy w praca.gov.pl, formularz oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, podpis kwalifikowany, profil zaufany lub inny podpis akceptowany przez system.
2. Uzupełnienie danych firmy, cudzoziemca i oferowanej pracy (lista poniżej).
3. Oświadczenie o niekaralności i okolicznościach z art. 13 — składane pod rygorem odpowiedzialności karnej, podpisane nie wcześniej niż 30 dni przed złożeniem oświadczenia (art. 62 ust. 3–5).
4. Załączniki: potwierdzenie opłaty i dokumenty wymagane rozporządzeniem (np. kopia paszportu cudzoziemca).
5. Wpis do ewidencji oświadczeń przez starostę: w ciągu 7 dni roboczych, a jeśli sprawa wymaga postępowania wyjaśniającego — w ciągu 30 dni (art. 66). Starosta może wyznaczyć późniejszą datę rozpoczęcia pracy.
6. Przekazanie cudzoziemcowi oświadczenia wpisanego do ewidencji (art. 68 ust. 1 pkt 5) — na jego podstawie cudzoziemiec może też ubiegać się o wizę w celu wykonywania pracy.

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi — „wzór” i dane do przygotowania

Fraza „oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wzór” to jedno z najczęstszych zapytań, ale dziś formularz istnieje tylko w systemie praca.gov.pl. Zamiast szukać pliku do pobrania, przygotuj dane, o które pyta art. 62:

Dane firmy:

• nazwa, adres siedziby, telefon i adres do doręczeń,
• NIP i REGON,
• rodzaj działalności według PKD, w ramach której cudzoziemiec będzie pracował,
• numer wpisu do KRAZ — tylko gdy oświadczenie dotyczy pracownika tymczasowego.

Dane cudzoziemca:

• imię i nazwisko, obywatelstwo,
• seria, numer, data wydania i ważności paszportu,
• numer wizy lub karty pobytu i okres ważności — jeśli jest już w Polsce,
• podstawa pobytu i planowany sposób wykorzystania oświadczenia (np. wiza),
• PESEL, a jeśli go nie ma — data urodzenia i płeć.

Dane o pracy:

• zawód według klasyfikacji zawodów i specjalności (np. zbrojarz, cieśla, betoniarz),
• stanowisko lub rodzaj pracy,
• miejsce wykonywania pracy,
• okres pracy (daty od–do, maksymalnie 24 miesiące),
• rodzaj umowy (umowa o pracę lub cywilnoprawna),
• najniższe wynagrodzenie — stawka godzinowa lub miesięczna,
• wymiar czasu pracy albo liczba godzin w tygodniu lub miesiącu.

Wynagrodzenie nie może być niższe niż płaca pracowników na porównywalnym stanowisku ani niższe niż minimalne wynagrodzenie (art. 65 ust. 1 pkt 1). Przy umowie zlecenia obowiązuje minimalna stawka godzinowa.

Obowiązki firmy po wpisie oświadczenia

Umowa pisemna przed rozpoczęciem pracy

Art. 5 ustawy wymaga zawarcia z cudzoziemcem umowy na piśmie przed dopuszczeniem go do pracy. Jeśli umowa jest po polsku, a cudzoziemiec nie zna języka, przed podpisaniem musisz dać mu jej treść na piśmie w zrozumiałej dla niego wersji i przechowywać ją. Umowa musi uwzględniać warunki z oświadczenia (art. 68 ust. 1 pkt 1).

Przekazanie umowy do urzędu

Przed powierzeniem pracy przekazujesz urzędowi, który wpisał oświadczenie, umowę w języku polskim lub jej kopię — elektronicznie, przez system praca.gov.pl (art. 68 ust. 1 pkt 2). Za niedopełnienie tego obowiązku grozi grzywna od 1000 do 3000 zł (art. 84 ust. 6).

Powiadomienie o podjęciu pracy — 7 dni

Zgodnie z art. 70 powiadamiasz starostę przez praca.gov.pl:

• o podjęciu pracy — w ciągu 7 dni od jej rozpoczęcia,
• o niepodjęciu pracy — w ciągu 14 dni od daty rozpoczęcia z ewidencji,
• o tym, że cudzoziemiec nie podejmie pracy albo zakończył ją wcześniej — wtedy wpis oświadczenia unieważnia się z mocy prawa.

Za brak powiadomienia albo nieprawdziwe informacje grozi grzywna od 500 do 5000 zł (art. 84 ust. 10).

ZUS, wynagrodzenie, dokumenty

• Zgłoszenie do ZUS — w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń (zwykle od dnia rozpoczęcia pracy), jak przy każdym pracowniku lub zleceniobiorcy.
• Wynagrodzenie — co najmniej takie jak w oświadczeniu, podnoszone do aktualnej płacy minimalnej (art. 68 ust. 1 pkt 3).
• Dokumenty — przed rozpoczęciem pracy żądasz ważnego dokumentu pobytowego. Kopie przechowujesz przez cały okres pracy oraz 2 lata od końca roku kalendarzowego, w którym umowa wygasła lub została rozwiązana (art. 4 ust. 2, 4 i 6).

Kiedy nie trzeba nowego oświadczenia

Art. 69 wymienia zmiany, które nie wymagają nowego wpisu: zmiana siedziby lub nazwy firmy, przejście zakładu pracy, zwiększenie wymiaru czasu pracy maksymalnie do pełnego etatu, zmiana nazwy stanowiska bez zmiany obowiązków. Od 8 lipca 2026 r. nowe oświadczenie nie jest też potrzebne, gdy strony zamieniają umowę cywilnoprawną na umowę o pracę.

Kiedy urząd odmówi wpisu

Starosta odmawia wpisu oświadczenia decyzją administracyjną m.in. gdy (art. 65):

• wynagrodzenie jest niższe niż na porównywalnym stanowisku lub niższe niż minimalne,
• oświadczenie zawiera nieprawdziwe dane lub fałszywe dokumenty,
• firma ma zaległości w ZUS lub podatkach, nie prowadzi działalności uzasadniającej zatrudnienie, jest w likwidacji albo była karana za określone wykroczenia i przestępstwa,
• prawdopodobnym celem jest pozorne powierzenie pracy,
• pracę powierzyłby podmiot niebędący agencją pracy tymczasowej, a praca byłaby wykonywana na rzecz osoby trzeciej (art. 13 ust. 1 pkt 7, stosowany przez art. 65 ust. 1 pkt 3),
• przekroczono roczne limity oświadczeń, jeśli Rada Ministrów je ustali.

Dla firm budowlanych przesłanka z art. 13 ust. 1 pkt 7 jest najważniejsza. Jeśli zatrudniasz cudzoziemca na oświadczeniu po to, by „udostępnić” go innej firmie na jej budowie pod jej kierownictwem, wpis zostanie zablokowany. Taki model jest legalny wyłącznie w ramach pracy tymczasowej przez agencję z KRAZ — więcej w tekście agencja pracy a podwykonawca. Co innego, gdy Twoja firma jako podwykonawca wykonuje zakres robót na cudzej budowie własną ekipą pod własnym kierownictwem: wtedy cudzoziemiec pracuje dla Ciebie, a w oświadczeniu wskazujesz faktyczne miejsca wykonywania pracy.

Obywatele Ukrainy w 2026 r. — powiadomienie zamiast oświadczenia

Od 5 marca 2026 r. obowiązuje ustawa z 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. Uproszczona ścieżka zatrudnienia została jednak utrzymana na nowej podstawie:

• pracodawca powiadamia powiatowy urząd pracy w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca korzystającego z ochrony czasowej (art. 5a ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom), wyłącznie elektronicznie,
• osoby z PESEL UKR mogą pracować na tej podstawie, dopóki trwa ochrona czasowa — według komunikatu PIP do 4 marca 2027 r.,
• obywatele Ukrainy legalnie przebywający w Polsce, ale nieobjęci ochroną czasową, mogą według PIP pracować na podstawie powiadomienia do 4 marca 2029 r.,
• powiadomienia złożone przed 5 marca 2026 r. pozostają skuteczne.

Za brak powiadomienia w terminie grozi grzywna od 1000 do 3000 zł (art. 84 ust. 6). Oświadczenie o powierzeniu pracy pozostaje dla obywatela Ukrainy dostępne, ale przy ochronie czasowej zwykle wystarcza powiadomienie. Przed decyzją sprawdź status pobytowy konkretnej osoby — zależy od niego właściwa ścieżka.

Kary za nielegalne powierzenie pracy (art. 84)

Naruszenie	Grzywna
Nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi	3000–50 000 zł, co najmniej 3000 zł za osobę
Przyjęcie do pracy cudzoziemca skierowanego przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia	Nie mniej niż 6000 zł za osobę
Skierowanie cudzoziemca do pracy pod kierownictwem innego podmiotu poza pracą tymczasową	Nie mniej niż 3000 zł
Doprowadzenie cudzoziemca do nielegalnej pracy przez wprowadzenie w błąd lub wykorzystanie zależności	6000–50 000 zł, co najmniej 6000 zł za osobę
Brak powiadomień o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy na oświadczeniu, nieprawdziwe informacje	500–5000 zł
Nieprzekazanie umowy do urzędu, brak tłumaczenia umowy, brak powiadomienia o pracy obywatela UA z ochroną czasową	1000–3000 zł
Nielegalne wykonywanie pracy (kara dla cudzoziemca)	Nie mniej niż 1000 zł

Prawomocne ukaranie za część tych wykroczeń samo w sobie blokuje kolejne zezwolenia i oświadczenia (art. 13 ust. 1 pkt 1 lit. c i d).

Realia budowy: na co uważać

• Miejsce pracy. Na budowie ekipa przenosi się między placami. W oświadczeniu opisz miejsce pracy tak, by obejmowało faktyczne lokalizacje (np. budowy prowadzone przez firmę na terenie województwa).
• Zawód i stanowisko. Zbrojarz zatrudniony jako „pracownik pomocniczy” z minimalną stawką to ryzyko odmowy lub zarzutu zaniżenia płacy przy kontroli.
• BHP i badania. Cudzoziemiec przechodzi takie same szkolenia i badania jak każdy pracownik, w tym badania do pracy na wysokości. Instrukcje i szkolenia muszą być dla niego zrozumiałe.
• Kontrole. Legalność zatrudnienia cudzoziemców sprawdzają PIP i Straż Graniczna. Teczka każdej osoby powinna być kompletna na placu albo dostępna od ręki.
• Model współpracy. Jeżeli Twoich ludzi ma na co dzień kierować majster innej firmy, to już nie podwykonawstwo, tylko praca tymczasowa — patrz leasing pracowników czy podwykonawstwo.

Nie chcesz sam zatrudniać i legalizować? Zleć zakres

Legalizacja cudzoziemców to dla firmy budowlanej stały koszt administracyjny: opłaty, terminy, powiadomienia, tłumaczenia umów, archiwum dokumentów i ryzyko kar przy każdej pomyłce. Jeśli nie chcesz tego prowadzić, możesz zamiast zatrudniać ludzi zlecić konkretny zakres robót podwykonawcy, który wykonuje go własną ekipą i sam odpowiada za jej zatrudnienie, dokumenty i BHP.

Betonowski działa właśnie w tym modelu: przyjmujemy zakres zbrojenia, szalunków i betonowania i realizujemy go naszą ekipą pod kierownictwem własnego brygadzisty. Nie legalizujemy pracowników dla klientów i nie przekazujemy ludzi pod cudze kierownictwo — rozliczamy się za wykonany zakres. Zobacz, jak wygląda podwykonawstwo robót żelbetowych, albo wyślij zapytanie o wycenę z ilościami i terminem.

Źródła

• Ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, Dz.U. 2025 poz. 621 — tekst ujednolicony (stan 17.06.2026) (dostęp: 12.10.2026)
• Rozporządzenie MRPiPS z 20 listopada 2025 r. w sprawie wysokości opłat, Dz.U. 2025 poz. 1622 — publikacja PUP Włocławek (dostęp: 12.10.2026)
• PIT.pl — zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców od 1 grudnia 2025 r. (dostęp: 12.10.2026)
• PIP OIP Gdańsk — zatrudnienie obywateli Ukrainy, zmiany od 5 marca 2026 r. (dostęp: 12.10.2026)
• PUP Ostróda — zasady ubiegania się o wpis oświadczenia do ewidencji (dostęp: 12.10.2026)
• Zielona Linia — oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy, zmiany w przepisach (dostęp: 12.10.2026)
• biznes.gov.pl — sprawy cudzoziemców w praca.gov.pl od 1 czerwca 2025 r. (dostęp: 12.10.2026)
• inewi.pl — zatrudnianie cudzoziemców, zmiany w przepisach (dostęp: 12.10.2026)